Інструкція логіста

Робоче місце логіста — вебпанель, а не Telegram. У боті приходять лише тривоги: SOS, поломка, прийняття рейсу водієм. Усе інше робиться в панелі.

Перший вхід

• Адміністратор створює акаунт у «Адмін → Команда» і дає логін з паролем
• У профілі натиснути Прив'язати Telegram, ввести свій ID (у боті команда /id), бот надішле 6-значний код, ввести код у панелі

Без прив'язки Telegram водії, які приймають рейси, не з'являться у «Мої водії», а кнопки логіста в боті не працюватимуть. Це захист: сторонній, який натиснув у боті «Я Логіст», логістом не стає.

Щоденний екран

Карта і флот — усі свої фури в реальному часі: позиція, відсоток шляху, орієнтовний час прибуття, швидкість. Клік по водію — фільтр по ньому. Червона панель зверху — активні SOS. Позначки 🚔 і 🪖 — зупинки поліцією і ТЦК.

Дзвіночок (стрічка подій) — сюди падає все: етапи рейсів, поломки, розбіжності ваги, штрафи, документи, що закінчуються, повідомлення водіїв, ранковий звіт. Правило просте: якщо стрічка порожня — день спокійний. Коли подій багато — кнопка ⚠️ Тільки важливе лишає SOS, інструктаж, розбіжність ваги, поліцію, поломки, претензії; ✅ Прочитати все гасить решту. Прочитаний чат з водієм гасить і його пункти в стрічці.

Мої водії — картка кожного: статус, машина, активна зміна з одометром, активний рейс з етапами, документи, завдання, адвокат.

Створити рейс

Вкладка Новий вантаж. Одразу видно лише головне: вантаж, замовник, звідки й куди, вага і кузов, дати, ціна, водій і паливо. Усе інше — тип рейсу, ТТН, розвозка, додаткові точки, пакування, референс, готівка, тариф, умови завантаження — у блоці ➕ Додатково. У його заголовку видно, що там уже заповнено (наприклад «🌍 міжнародний · ТТН: 2»). Якщо юрособа-перевізник одна, вона підставляється сама («Перевізник: … · змінити»).

• ⛽ Паливо на рейс — список мереж АЗС з ціною дизеля на сьогодні і зміною за 7 днів (▲ дорожчає, ▼ дешевшає). Ціни FLEET оновлює сам щоранку і ще раз після 14:00; угорі видно, на коли ціни, і «оновити» — оновити зараз. Відмічено мережу компанії («картка компанії» або «за договором») і найдешевшу; ціна не на сьогодні позначена «ціна від …». Коли стоять точки А і Б, у кожної мережі видно вартість палива на цей рейс, а зверху — «≈ сума грн на паливо» для обраної мережі (км + холостий пробіг × норма машини × ціна). Оберіть мережу — ставка, собівартість і прибуток водія перераховуються, мережа зберігається у вантажі
• Холостий пробіг до завантаження закладається в ставку: щойно обрано водія, рекомендована ставка рахується з його порожнім пробігом («чому?» показує скільки)
• 📨 Заявка клієнта → заповнити форму (ШІ) — вставте текст листа чи повідомлення, скриншот (Ctrl+V), PDF або Word: ШІ заповнить замовника, адреси, дати, вагу, кузов, ставку і контакти, покаже, чого в заявці бракує. Перевірте поля і точки на мапі — і публікуйте. Якщо в заявці чи підписі листа є реквізити замовника (ЄДРПОУ або РНОКПП, адреса, підписант, телефон, пошта, банк), після «Опублікувати» вони лягають у «Фінанси → Договори і тарифи» — лише в порожні поля картки, заповнене не перезаписується. Змінили замовника у формі вручну — реквізити із заявки не підставляються
• 🧠 Підібрати машину і водія — ШІ-підбір у формі (запускається і сам після заповнення заявки, коли є точки на мапі). Враховує кузов (напр. тент), вантажопідйомність, палети, повну масу і висоту з вантажем, обмеження водія («не розвантажує вручну» + хто розвантажує, рампа, гідроборт), лікарняні й відпустки, документи, що спливають до рейсу, ТО, де водій буде на дату завантаження (кінець поточного чи запланованого рейсу або геопозиція) і чи встигне. Для кожного варіанта — порожній пробіг, собівартість, заробіток водія і прибуток; першим стоїть найприбутковіший. «Чому не інші» — причина для кожного виключеного. Якщо ставки ще немає — береться тариф договору замовника, інакше показується мінімальна ставка
• Призначення водію. Після «Опублікувати замовлення» водій отримує в Telegram «📌 Вам призначено рейс» зі своїм заробітком і однією кнопкою «✅ Прийняв до виконання» — відмовитися він не може, причину пише вам. Не підтвердив за 30 хвилин — бот нагадує йому, а вам приходить «зателефонуйте водію». Якщо водій зараз у рейсі або завантаження далі ніж за 48 годин — рейс стає в Календар (📌 «Заплановані рейси») і приходить водію сам, щойно він звільниться і до завантаження лишиться 48 годин. Скасувати — кнопкою в календарі, водію прийде повідомлення
• 💡 Ставка від ШІ (під ціною) — мінімальна ставка (собівартість + бажана рентабельність), ставка за історією (медіана грн/км рейсів цього напрямку за 180 днів, точки в радіусі 30 км), тариф договору, якщо є, і рекомендована — одним рядком, звідки цифра. «Підставити» кладе суму в ціну. Після заявки клієнта рахується сама; порожню ціну заповнює рекомендованою
• Рейс збитковий — якщо ставка нижча за собівартість, перше «Опублікувати замовлення» зупиняється з попередженням; друге натискання публікує
• 📄 ТТН у цій доставці — одна доставка може мати скільки завгодно ТТН: номер, отримувач, його пошта й телефон, точка (кінцеве вивантаження або точка розвозки), вантаж і вага. Із заявки клієнта номери ТТН підставляються самі
• 💰 Тариф, собівартість і прибуток (у «➕ Додатково») — «Мережа АЗС для розрахунку» (те саме, що вибір у «⛽ Паливо на рейс»; за замовчуванням — з договору клієнта або мережа компанії) і «З них по місту, км»: місто рахується за нормою «в місті», траса — за звичайною. Якщо поле порожнє, міські кілометри дає TomTom (за ключем) або оцінка ~8 км на кожну точку
• замовник з підказками довідника і юрособа-перевізник — вона фіксується в рейсі, архіві та Excel для бухгалтерії
• маршрут: пункти А і Б можна клікнути прямо на карті
• тягач і причіп з автопарку
• ціна фіксована або за тонну — тоді при перевантажі система сама порахує доплату замовника
• готівка: якщо так, обов'язково телефон, водій його побачить
• кілька однакових заявок — до 20 копій за раз
• тип рейсу: місцевий або міжнародний. Для міжнародного відкривається блок кордону: додаєте точки митного оформлення, у кожної свій тип — 📤 замитнення (Україна), 🛃 кордон (пункт пропуску), 📥 розмитнення (за кордоном). Поле назви — з підказками: обираєте тип, і система пропонує відповідні митниці (для розмитнення — польські, німецькі, угорські, словацькі термінали), або просто вписуєте свою адресу, якщо потрібної немає. Нову митницю, яку вписали, можна одразу додати в довідник через «Адмін → Пункти пропуску». Тут же брокер (свій із довідника або замовника) і номер декларації MRN/T1. Водій отримає навігацію саме на цю митницю, а на кордоні — брокера й номер декларації
• хто видає ТТН/CMR: ви надсилаєте з панелі або відправник видає на завантаженні — тоді водій обов'язково фотографує її, і фото приходить вам у стрічку

Розвозка: багато точок вигрузки (30+)

Для водіїв, що розвозять товар по магазинах, — галочка «🚚 Кілька точок розвантаження»:

• перший клік на мапі — завантаження (А), далі клікаєте точки вигрузки по черзі: кожна отримує номер,

остання стає кінцевою (Б). Адреси підтягуються самі, по одній на секунду; назву точки можна підправити

• маршрут по дорогах через усі точки по черзі малюється одразу — з км і часом у дорозі
• у списку точку можна пересунути (↑ ↓) або прибрати (✕); «⚡ Впорядкувати по дорозі» пропонує

найкоротший об'їзд — але вікна доставки система не знає, тож перевірте результат

• водій отримує в картці одну кнопку — «Точку N пройдено» з навігацією на найближчу точку;

кнопка кінцевого вивантаження з'являється, коли всі точки пройдені. Замість простині зі 40 точок

картка показує «пройдено 12 із 41» і три найближчі; повний список — кнопкою «📋 Усі точки»

• після кожної точки водій може (не мусить) додати фото накладної — воно лягає в документи рейсу

з номером точки; ви бачите проходження точок у стрічці й на мапі

Шаблони вантажів для повторюваних рейсів

Заповнили вантаж (шапку, точку А, всі точки вигрузки, митниці) → «💾 Зберегти як шаблон» з назвою,

напр. «Львів — вівторок, 28 магазинів». Наступного разу: список «📂 Шаблони вантажів» угорі форми →

«Підставити» → перевірити дати, ціну й водія → «Опублікувати». Та сама назва оновлює шаблон, а не

створює дубль. Шаблони бачить той логіст, що їх створив (керівник — усі).

Далі в картці водія — Надіслати пропозицію. Водієві прийде повідомлення з кнопками; щойно прийме, рейс з'явиться в роботі.

Інструктаж — обов'язковий крок

Щойно водій прийняв рейс, у стрічці з'явиться нагадування надіслати інструктаж, а в картці водія — попередження: без підтвердженого інструктажу водій не зможе відмітити завантаження.

Кнопка 📋 Інструктаж відкриває одну форму, де є все: точна адреса і час завантаження, кудою заїзджати, як вантажать, контакт на місці, спосіб кріплення (блокування / замикання / стропування / коврики / кутники — можна кілька), кількість ковриків і ременів з їх товщиною, тара вантажу, розподіл по осях, перелік документів, які водій має мати з собою (CMR з печаткою перевізника, TIR-карнет, інвойс, пакувальний лист, дозволи), адреса і час вивантаження, деталі вантажу й окремий рядок «Важливо».

Маршрут по порядку (завантаження → митниці → вивантаження) система збирає сама з заявки — його не треба вписувати, він уже у формі й піде водію.

Водій отримує інструктаж окремим повідомленням із кнопками ✅ Ознайомлений і ⚠️ Чогось немає, а потім відкриває його будь-коли кнопкою 📋 Інструктаж у закріпленій картці рейсу. Підтвердження і будь-яке питання водія приходять вам у стрічку, а статус видно на самій кнопці: ⏳ надіслано, ✅ прочитано. Якщо рейс під TIR-карнет, пункт про карнет додається в перелік документів автоматично.

Інструктаж можна надіслати повторно — форма відкривається з попередніми значеннями, після повторного надсилання підтвердження скидається.

Заявки з пошти і листи клієнтам

• 📥 Нові заявки — над формою «Новий вантаж». Листи клієнтів, які ШІ розпізнав як заявки: маршрут, дата, вага, ставка, чого бракує. «відкрити» заповнює форму разом із ТТН — перевірте і публікуйте. «✕» — не беремо / не заявка. «вся пошта» — усі листи зі скриньки заявок і кнопка «Перевірити пошту зараз».
• Документи і ТО → 📦 Пакети і листи → ✉️ Листи клієнтам — чернетки листів про ваші рейси («завантажено», «під'їжджає», «доставлено» з фото ТТН). Перегляньте, за потреби виправте текст чи адресу і надішліть — по одному або всі разом. Якщо адміністратор увімкнув рівень «Сам», листи йдуть без вас.

ТТН і посилання для отримувачів

У картці рейсу (вкладка «Логістика» → рейс) — блок 📄 ТТН рейсу: кожна ТТН, її отримувач, точка, статус («очікує», «у дорозі», «доставлено») і фото підписаної ТТН. Тут же можна додати ТТН до вже створеного рейсу.

• 🔗 Посилання — копіює адресу сторінки саме цієї ТТН. Отримувач бачить: машину на мапі, свою точку, орієнтовний час прибуття, скільки точок перед ним, а після доставки — фото своєї підписаної ТТН. Інших отримувачів, їхніх адрес і маршруту там немає.
• ✉️ — надсилає посилання на пошту отримувача (потрібні налаштована пошта і DASHBOARD_URL).
• У звичайному посиланні замовника для збірної доставки точки інших клієнтів і трек теж приховано.

Водій на кожній точці фотографує ТТН по черзі — бот називає номер наступної. Якщо ШІ підключено, він читає номер з фото і, коли водій переплутав порядок, сам переносить фото до потрібної ТТН.

Пакет документів замовнику

Кнопка 📨 Пакет документів замовнику в картці водія збирає один файл, який можна одразу переслати клієнту: реквізити вашої юрособи, дані рейсу, держномери тягача й причепа, ПІБ і телефон водія — і сканами: паспорт водія, закордонний паспорт, посвідчення водія, техпаспорти обох машин з двох сторін, статут та інші документи фірми.

Виходить PDF; якщо серед документів є PDF-скани (статут, ліцензія), система віддасть ZIP: усередині той самий PDF плюс ці файли окремо. Чого немає в системі — перелічено на першій сторінці, щоб ви одразу побачили, що треба довантажити.

Документи фірми завантажуються у вкладці Документи → 🏢 Юрособи: статут, витяг з ЄДР, свідоцтво ПДВ, наказ про директора, ліцензія на перевезення, страхування відповідальності перевізника. Для ліцензії та страхування вкажіть дату закінчення — нагадає заздалегідь, як і для документів водіїв (дні і час — «Правила компанії»).

Документи водіїв вносить сам водій. Одразу після реєстрації бот пропонує йому сфотографувати паспорт, закордонний паспорт, посвідчення, картку водія, медичну довідку, страховку і військово-обліковий — і для прав, страховки та картки ще питає термін дії. Вам приходить подія в стрічку, а самі файли зʼявляються у Документи → 👥 Водії. Вписувати за кожного вручну не треба — у вкладці видно, чого ще немає, і це можна просто попросити догрузити.

Техпаспорти вантажаться у Документи → 🚛 Транспорт: два окремих поля, лицьова сторона і зворот — це ваша частина, бо машини ваші.

Поки рейс іде

У картці водія доступно:

У картці водія видно час на завантаженні (від «прибув» до «завантажився») і рядок «Далі за сценарієм» — куди водій їде наступним кроком: замитнення → кордон → розмитнення → розвантаження. Водієві в боті кнопка навігації веде саме на цю точку, а не на кінцеву адресу.

У блоці 🛃 Митниці видно кожну точку оформлення: коли водій став у чергу, коли виїхав і скільки це зайняло; поки він на митниці, тривога простою не спрацьовує, а замовник за гостьовим посиланням бачить «На митному оформленні» з тими ж часами. Час на кордоні є в архіві та в Excel окремою колонкою.

Коли водій відмітив «Завершення рейсу» і здав документ — Закрити рейс (в архів). У міжнародному рейсі водій ще підтверджує, що на CMR є всі позначки (митниця відправлення, митниця перетину, підпис одержувача); якщо він відповів «чогось бракує», у стрічку прийде сигнал, поки він ще на вивантаженні.

Пошкодження вантажу. Якщо водій натиснув «Проблема → Пошкодження вантажу», ви отримуєте тривогу з фото з причепа і актом розбіжностей з підписом. Рейс отримує позначку «претензія», і оплата чи архів по ньому заблоковані, доки ви не закриєте претензію в картці водія (кнопка «переглянути» → «Закрити претензію», з рішенням: страховик, замовник, сума).

Поломка і СТО

Водій тисне «Проблема» — заявка приходить вам і на СТО одночасно. Далі:

• СТО підтверджує «Готові прийняти» і надсилає локацію, водій отримує навігацію
• якщо авто не їде — рятувальний рейс: призначаєте іншого водія, вантаж довозить він, обидва вписують одометри, щоб пробіг не загубився
• СТО закриває заявку актом: що зроблено, хто ремонтував, години, деталі — усе йде в бухгалтерію

Кордон: єЧерга, огляд, Т1

У картці водія кожна митниця показує свій стан: ⬜ очікує, 🎫 у черзі, 🚨 черга підійшла, 🕒 на оформленні, 🔍 на огляді, ✅ пройдено.

Поруч із митницею — посилання єЧерга. Воно відкриває віконце з полями «номер у черзі», «орієнтовний час заїзду», «машин перед ним» і чотирма кнопками, кожна з яких одразу пише водієві в бот: 🎫 Зареєстровано, ⏳ Черга просунулась, 🚨 Черга підійшла, ⚠️ Скасовано / перенесено. Там же посилання на сам сервіс echerha.gov.ua — API у нього немає, тому дані вписуєте ви, зате водій отримує їх миттєво і не палить пальне під шлагбаумом.

До завантаження водій митних кнопок не бачить узагалі — вони зʼявляються після «Завантажився», щоб не тиснути зайвого. Коли водій на митниці, у нього в боті одна кнопка 🛃 Дії на митниці, а в ній усе: огляд (сканер або повний, з окремим таймером), фото митної декларації від брокера — воно приходить вам у стрічку й лягає в документи рейсу, відмітка про штамп митника, відкриття і закриття Т1, і «митницю пройдено». Т1 пропонується відкрити на замитненні або кордоні, а закрити — на розмитненні; поки один Т1 відкритий, другий відкрити не дасть. Усе це ви бачите в картці водія, а час на кордоні й окремо час огляду йдуть в архів та Excel.

Документообіг і оригінали

Коли водій закрив рейс, у його картці з'являється кнопка 📑 Документообіг (вона ж в архіві, у звіті по рейсу). Там усе, що потрібно бухгалтеру, в одному вікні.

Ланцюжок закриття згори показує, де ви зараз: вивантаження → акт → оригінали відправлені → оригінали повернулись → повний розрахунок.

Вивантаження — з фото CMR. Водій лише фотографує документи по черзі, вписувати нічого не мусить. Прізвище того, хто прийняв вантаж, і дату ви читаєте з його фото і вписуєте тут самі — саме вони потім ідуть в акт.

Пакет оригіналів. Стандартний комплект уже виставлено: договір 2, заявка 2, рахунок-фактура 2, акт 2, CMR 3. Проставляєте, скільки примірників зібрали; якщо по цьому замовнику потрібно інакше — просто змініть цифру. Поки комплект неповний, кнопка «оригінали відправлено» не спрацює і скаже, чого бракує.

Дані для акта виконаних послуг. Система акт не складає — його складає бухгалтер. Тут для цього зібрано все в одній таблиці: дата розвантаження з CMR (саме вона є датою акта), хто прийняв вантаж, ваша юрособа з ЄДРПОУ і банківськими реквізитами, замовник із реквізитами, вантаж, маршрут, вага, транспорт, водій, сума і номер рахунка. Чого немає — підсвічено, щоб одразу було видно, що дозаповнити.

Наявні документи по рейсу. Список усього, що є: що надіслав водій, що довантажили ви. Водій фотографує документи не розбираючись у типах — тому у кожного документа є список, де ви одним кліком ставите, що це насправді (CMR, інвойс, пакувальний лист, МД). Після цього перелік «чого бракує» стає правдивим. Поруч видно, чого ще немає з базового набору (CMR, інвойс, пакувальний лист, а в міжнародному ще й МД). Кожен документ відкривається в один клік — бухгалтер бере з нього те, що потрібно для акта.

Документи рейсу. Обираєте тип (інвойс, пакувальний лист, сертифікат, договір, заявка, акт, дозвіл, МД, CMR) і прикріплюєте файл — він лягає в рейс і залишається в архіві, бухгалтер відкриє його будь-коли. Поки рейс активний, є галочка «надіслати водію в Telegram», щоб було що показати на кордоні; у завершеному рейсі файл просто зберігається на вашому сервері. Так само відкриваєте завершений рейс в архіві й довантажуєте те, що прийшло поштою пізніше.

Рух оригіналів. Впишіть номер відправлення (Нова пошта, кур'єр) і тисніть «Оригінали відправлено». Коли підписані примірники повернулись — «Оригінали повернено». Обидві події лягають у стрічку, тож ніхто не забуде. Підписання і обмін документами йдуть звичним для вас шляхом — система лише фіксує, коли оригінали пішли і коли повернулись.

Розрахунок проводить бухгалтер. Це надходження від замовника за виконане перевезення — водію нічого не нараховується, водії штатні і з ними розраховуються окремо. Кнопка у бухгалтера: вкладка «Бухгалтерія», колонка «Розрахунок» навпроти кожного завершеного рейсу, або це саме вікно документообігу. Ви розрахунок не проводите, але бачите його статус тут.

🔒 Перевезення завершено вмикається лише тоді, коли виконано дві умови: оригінали повернулись і рейс повністю оплачено. Це і є фактичне завершення перевезення — в архіві такий рейс позначений замком, і до нього більше не треба повертатись.

Люди

• Передати водія іншому логісту на поточний рейс (хвороба, відрядження) — разом із водієм до колеги переходить і його активний рейс, тож усі кнопки в картці працюють у нього; водій повернеться сам, коли рейс закриють, або кнопкою «Повернути» — і рейс повернеться з ним. Передати можна тільки активному логісту зі списку
• Скани особистих документів водія (паспорт, права, медична, військовий) відкриває лише адмін, і кожен перегляд пишеться в журнал. Вам видно, який документ є і до якої дати дійсний — цього достатньо для роботи
• Відпустка логіста — його водії порівну розходяться між колегами і повертаються автоматично
• Відпустки водіїв — приходять запитом у стрічку, погоджуєте кнопкою там же; лікарняний водій ставить сам, і пропозиції йому не надсилаються
• Завдання водієві з терміном — видно, виконав чи ні і чому

Оголошення водіям (вкладка «Повідомлення»)

Коли треба сказати щось усім своїм водіям одразу — виїзд, зміна графіка, новий склад — не

пишіть кожному в чат. Угорі вкладки «Повідомлення» є блок 📣 Оголошення водіям:

• впишіть текст, оберіть кому: «Усім моїм водіям», одному водію, групі або «Вибрати кількох…»

(з'явиться список з галочками), натисніть «Надіслати»

• водій отримує повідомлення в бот із кнопкою «✅ Ознайомлений»; починати зміну для цього

не треба — кнопка працює в будь-який момент, навіть посеред іншого кроку

• у списку під формою видно по кожному оголошенню: скільки ознайомились із скількох і

імена тих, хто ще не підтвердив; кнопка «🔔 Нагадати» надсилає оголошення повторно лише їм

• у стрічці подій з'являється запис, коли водій підтвердив і коли підтвердили всі

Групи водіїв. Під формою розгорніть «👥 Групи водіїв»: дайте групі назву («до 5 т», «рефи 20 т»,

«по місту», «міжнародні»), поставте галочки водіям і збережіть. Група з'явиться у списку «кому» —

одне оголошення піде всім її водіям. Водій може бути в кількох групах; групу можна перейменувати,

змінити склад або видалити, самих водіїв це не зачіпає. У кожного логіста свої групи (до 50).

Це для важливої інформації, на яку потрібне підтвердження. Звичайна переписка — як і раніше,

у чаті з водієм нижче.

Закріпити авто за водієм — актом прийому

Водій при реєстрації авто не вписує і не фотографує: тільки ПІБ, геопозиція і телефон. Авто обираєте ви.

• 🚛 Автопарк → картка машини → «👤 Закріплення за водієм» → оберіть водія → 🚛 Закріпити.
• Водію в бот приходить акт прийому з кнопкою «📝 Заповнити акт прийому» (та сама кнопка є в «🗓 Мій день»). Акт уже заповнений з системи: останній одометр, паливо за обліком, документи й ключі, рівні. Водій перевіряє, за потреби виправляє одометр (числом або фото — ШІ прочитає показ) чи інше, робить щонайменше 4 фото з чотирьох сторін, позначає пошкодження і тисне «✍️ Погоджую і підписую». Чого система не знає (наприклад, одометра нової машини), бот спитає окремо.
• Вам приходить подія «✍️ Водій підписав акт прийому» з перевіркою системи: «✅ Розбіжностей з обліком немає» або що не так — різниця палива з обліком, одометр менший чи набагато більший за відомий, чого немає з документів і майна, пошкодження. У картці авто — «✍️ підписано водієм» з кнопкою Відкрити і підтвердити. Перевірте фото і дані → «✅ Підтвердити акт».
• Авто закріплюється за водієм, водій отримує акт у PDF і наказ про закріплення (МВО). В акті записано, хто і коли підписав його в боті і хто підтвердив. Залишок палива з акта стає стартовим для обліку бака.

Поки акт не підтверджено, авто не закріплене; у картці видно «📝 надіслано водію». Скасувати — «❌ Скасувати акт» (водій отримає повідомлення). Якщо авто зараз у іншого водія, акт підтверджує той, хто здає, у своєму боті — як при звичайній передачі; ви бачите акт і теж можете його підтвердити.

Без акта — позначка «без акта — водій уже їздить на цьому авто» під кнопкою, для старту роботи, коли водії вже сидять на своїх машинах. Причепи закріплюються одразу, без акта.

Зміна водія: авто, одометр, геопозиція

• Вибір авто. Водій бачить закріплену машину першою, далі — список вільних машин з видом, кузовом,

вантажопідйомністю і палетами (машини, на яких хтось на зміні, приховані), потім вільні причепи. Машину,

закріплену за іншим водієм, він бере лише з підтвердженням — вам приходить повідомлення. Невідомий номер

бот перепитує і мовчки зміну не відкриває; якщо водій підтвердив — вам позначка «авто не з автопарку»

• 🚛 Автопарк — картка кожної машини: характеристики, останній одометр (значення, коли, звідки, хто),

історія одометра, паливо і баки, акти прийому-передачі (PDF з фото 4 сторін і пошкоджень, Word), ТО і ремонти,

документи. Одометр оновлюється сам зі зміни, завантаження, заправки, акта; виправити вручну можна лише з

причиною — запис потрапить у журнал змін

• Одометр на старті. Бот показує водієві останній відомий одометр машини (зі зміни, заправки чи рейсу

іншого водія) — він підтверджує однією кнопкою. Якщо водій підтвердив меншу цифру, у стрічці

з'явиться «🧭 Одометр менший за попередній»: помилка вводу або міняли прилад

• Трансляція геопозиції обов'язкова. Зміна не відкривається, а кнопки рейсу не працюють, доки водій не

надіслав трансляцію «Доки не вимкну». Перерви трансляції (водій вимкнув або позицій немає довше, ніж задано

в «Правилах компанії») бот вимагає відновити, а вам приходить «🛰» у стрічку; усі перерви з часом видно в

«🧭 Логістика → 🛰 Трансляція» — і поточні, і в минулих змінах з фільтром за датами й водієм та Excel.

Якщо в водія вже працює трансляція «Доки не вимкну», бот більше не нагадує її вмикати. Зміни, відкриті до

оновлення програми, правило не зачіпає

• Поза зміною геопозиція не записується — ні на мапі, ні в історії. Водій забув вимкнути трансляцію

ввечері — його особисті поїздки ніде не зберігаються

• Стрибки GPS (сотні кілометрів за хвилину — глушіння чи збій) відкидаються і не псують мапу та пробіг;

якщо машина справді там, наступні точки це підтвердять

• Незакрита зміна. Через 16 годин відкритої зміни — нагадування водію і вам, один раз на зміну
• Рейс без одометрів. Якщо водій пропустив одометр на завантаженні й вивантаженні, у стрічку прийде

«🧭» з рейсом — пробіг тоді рахується за маршрутом, але краще попросити водія вписати цифру

Хвилини, години й обов'язковість одометрів налаштовує адміністратор у блоці «Правила компанії».

Пробіг водіїв: сам по рейсах, а за потреби — від логіста

Після завершення кожного рейсу кілометри записуються самі — водієві й машині, на якій він

їхав. Джерело: одометр водія (якщо він вписав його на завантаженні й вивантаженні), інакше —

за маршрутом по мапі. Коли водій вписує одометр пізніше, цифра уточнюється. Рейси, завершені

в обхід кнопок, бот підбирає сам раз на 5 хвилин.

Якщо рейс пройшов повз бот (сталий маршрут без картки, «Пробіг за день» для таких машин)

або водій щось пропустив — допишіть кілометри на вкладці «Автопарк» у блоці 🛣 Пробіг водіїв:

• спочатку водій — машина підставляється та, що за ним закріплена (можна змінити), потім дата

(за замовчуванням сьогодні), кілометри, за потреби примітка з маршрутом

• один ручний запис на машину на день: внесли вдруге — цифра замінюється, а не додається
• останні 14 днів видно тут же: зелені рядки — автоматичні по рейсах (їх не видалити), жовті —

ваші, їх можна прибрати хрестиком

Бухгалтер бачить це таблицею «Пробіг по машинах» (окремо «за рейсами» і «вніс логіст»), у зарплаті

водія колонками «Км за рейсами» і «Км від логіста» (разом із кілометрами зі змін — «Км разом»)

і аркушем «Пробіг» в Excel, де в кожного рядка є джерело. Зарплата «за кілометр» рахує всі джерела

разом, але той самий рейс усередині зміни з одометрами двічі не рахує.

Позначки на дорозі (як у Waze)

Водій бачить на дорозі ТЦК, поліцію, вагову або Укртрансбезпеку → тисне «💧 На дорозі» в боті

й обирає, що саме. Позначка стає на мапі всіх логістів фірми на 24 години:

• на першій вкладці зліва блок «💧 На дорозі зараз» — список позначок; клік по рядку центрує мапу
• на мапі іконка з краплею: 🪖 ТЦК, 🚔 поліція, ⚖️ вагова, 🛂 Укртрансбезпека; у спливаючому вікні —

хто поставив, коли, до якої години діє, посилання на Google Maps

• «📣 Попередити водіїв» — підставляє готовий текст в оголошення, лишається обрати кому і надіслати
• «🗑 Прибрати для всіх» — позначка зникає в усіх логістів одразу (дія пишеться в журнал)
• та сама точка від іншого водія не дублюється, а підтверджує позначку і продовжує її ще на 24 години
• позначка від вашого водія приходить і у стрічку подій

Це не інцидент: якщо зупинили саме вашого водія — він тисне «🚔 Поліція», і це окремий сценарій.

Паливо: бак, витрата на рейс, «можливий злив»

Система веде бак кожної машини як касу: виставили залишок один раз («Автопарк → У баку зараз»,

можна одразу з одометром) — далі все рахується саме після кожної події водія:

• заправка — літри з чека одразу додаються в бак, водій бачить «У баку тепер ~N л»
• кожен одометр (старт зміни, завантаження, вивантаження, заправка, кінець зміни) списує

витрату за нормою л/100 км з «Автопарку»

• витрата на рейс — у звіті рейсу і в Excel: км за одометром × норма, поруч заправлено в рейсі
• аномалія «перелив N л — можливий злив» — водій записав більше літрів, ніж уміщалося в бак:

зайве або злили, або заправляли іншу машину. Приходить у стрічку і в Telegram логісту одразу

• аномалія «недостача N л — можливий злив» — за нормою на пробіг мало піти більше, ніж було

в баку разом із заправками: злив, не записана заправка або збитий одометр

Де дивитись: «Автопарк» → блок «⛽ Паливо: аномалії за 30 днів» і кнопка **«📒 Журнал палива і

аномалії»** на кожній машині (кожна заправка і списання з «було → стало»); бухгалтерія → таблиця

«Аномалії палива» та аркуш в Excel. Допуск на похибку одометра й норми — 8 % (мінімум 12 л),

тому дрібні розбіжності тривоги не дають.

⛽ Вкладка «Паливо і МВО»

Усе про паливо, матеріальну відповідальність і передачу машин — в одній вкладці (бачать логіст, бухгалтер, адміністратор; логіст — лише своїх водіїв і їхні машини).

• 🚛 Машини і норми — «⚙️ Налаштувати» на машині: баки (основний, допоміжний, бак рефа з нормою л/год), незабірний залишок кожного бака (його система віднімає від запасу ходу), дві норми — управлінська (контроль розходу, премії) і бухгалтерська (списання «під звітом», подорожні листи; змінює лише бухгалтер або адмін, і система одразу формує наказ про зміну норми), AdBlue (є/немає, норма, обʼєм бака), стоянка машини (для кругорейсу).
• 📐 Коефіцієнти і ціна — коефіцієнти підприємства до норм: «Зимовий період» і «Інше» діють за датами, «З вантажем» / «Без вантажу» — автоматично за етапом рейсу, «Місто» і «Гори» — коли логіст позначив режим рейсу. Тут же ціна власної АЗС — водій на нашій АЗС вводить лише літри.
• 📊 Фактичний розхід — розхід між двома заправками «до повного бака» по машинах і водіях, відхилення від норми; бухгалтер раз на місяць бачить середній факт і однією кнопкою встановлює бухгалтерську норму (з наказом).
• ⛽ Заправки — усі заправки з ціною за літр і позначкою «до повного»; бухгалтер може виправити літри, ціну чи одометр — бак і «під звітом» перерахуються, а зміна запишеться в журнал.
• 🧾 Під звітом — паливний рахунок кожного водія: + заправки, − списання за бухгалтерською нормою з коефіцієнтами і мотогодини рефа, ± прийом-передача. Для старту обліку бухгалтер відкриває водія і натискає «Звірити з баком».
• 🔁 Прийом-передача — акти з бота з фото, різницею з обліком системи і залишком під звітом у того, хто передав. Здачу на базу і акти із зауваженнями підтверджує логіст тут.
• 👥 Екіпажі і режими — призначити напарника на рейс (формується наказ про направлення двох водіїв), позначити режим рейсу «місто» / «гори», порахувати кругорейс для водія.
• ❄️ Мотогодини рефа — що внесли водії після вивантаження; логіст може внести за водія, бухгалтер — виправити.
• ⚖️ Нестачі МВО — справа → «Запросити пояснення» (водій пише в боті, пояснення приходить документом) → рішення «Стягнути» (наказ і вимога) або «Списати» (наказ про списання). Водій отримує рішення в бот.
• 📄 Документи — усі акти й накази з наскрізною нумерацією за рік, PDF.
• 🛢 Потреба палива — скільки літрів і гривень потрібно на всі рейси в роботі й заплановані на тиждень чи місяць, мінус те, що вже в баках.
• 📝 Журнал змін (бухгалтер, адмін) — хто, коли і що змінив: «було → стало».

Кожна таблиця вивантажується в Excel кнопкою «📥 Excel». Два нові правила в «Адмін → ⚙️ Правила компанії»: розрахунок кругорейсу водію і автоматичне закріплення авто після акта прийому-передачі.

🧭 Вкладка «Логістика»

• 🚚 Рейси. Кожен рейс отримує номер з лічильника (з якого номера починати — «Правила компанії»). У картці рейсу:

- ➕ Додати як догруз — вільний вантаж стає заявкою з тим самим номером і літерою (1505 А, 1505 В), його точки додаються в рейс, водію приходить повідомлення;

- 🔗 Об'єднати в рейс — інша заявка цього ж водія, ще не завантажена;

- 📦 Новий догруз з повною карткою — найменування, кількість, палети, вага, габарити, відправник і отримувач з контактами, замовник-платник, тариф; адресу знайде геокодер. Кожен замовник збірного вантажу оплачує свою частину окремо — рахунки й пакети документів формуються по кожній заявці окремо;

- черговість точок (↑ ↓) між першим завантаженням і останнім розвантаженням: розвантаження догрузу не може бути раніше його завантаження;

- пробіг: оплачуваний і холостий (від АТП до завантаження і від розвантаження до АТП, координати АТП — у картці машини або «Правилах компанії»). Холостий ділиться між заявками рейсу пропорційно, порівну або не ділиться — як задано в «Правилах компанії». Обидва пробіги видно в рейсі, бухгалтерії, архіві й Excel;

- маршрут для вантажного транспорту: км і час з урахуванням довжини, ширини, висоти, повної маси, навантаження на вісь і кількості осей тягача з причепом; «Уточнити і перерахувати» — наприклад, висота з вантажем. Змінили машину, причіп чи параметри — маршрут перерахується сам. Якщо маршрут з обмеженнями неможливий — попередження в стрічці;

- ↩️ Повернути крок — з причиною; водій отримає її в бот, дія запишеться в журнал.

• 📋 Дошка завдань — рейси і завдання всіх ваших водіїв: в роботі, прострочені, проблемні (претензія, простій, поліція, перерва трансляції), виконані. Пріоритет П1–П3, фільтр по водію, «🔁 Повернути в роботу» з причиною.
• 🔁 Повторювані заявки — заявка-зразок і дні тижня: заявка створюється напередодні й чекає водія.
• 🔎 Заявки і шаблони — фільтри за замовником, маршрутом, періодом, транспортом, водієм (транспорт і водій беруться і з рейсу, на який призначено вантаж); у результатах видно номер рейсу; сортування.
• 📥 Excel — у кожному розділі: рейси, дошка завдань, повторювані заявки, водії, трансляція і перерви, транспорт, затвердження.
• 👥 Мої водії — список без мапи (бачить і бухгалтер): стан, транспорт, група, логіст; позначка «не розвантажує вручну» (лише так/ні, без причини); передача вибраних або всіх водіїв іншому логісту — назавжди чи тимчасово.
• 🛰 Трансляція — відкриті зміни, чи увімкнена трансляція, остання позиція, перерви.
• 📄 Документи — прострочені і ті, що закінчуються, по водіях і транспорту (за скільки днів нагадувати і о котрій — «Правила компанії», за замовчуванням 30, 14, 3 дні о 09:30); документи і згоди водія. Без чинної згоди водія його документи в пакет замовнику не потрапляють.
• 🚛 Транспорт — власні види транспорту і типи кузова (категорія, ознаки, значок на мапі; додає адміністратор — після цього вони є і у формі вантажу, і в боті), розміри, маси, осі, палетомісця, стоянка (місце стоянки знаходиться на мапі само; якщо ні — позначка «не знайдено на мапі») — ці дані йдуть у документи і в маршрути.
• 💬 Колегам — повідомлення між працівниками з дублюванням у Telegram (якщо працівник прив'язав Telegram ID).
• ✍️ Затвердження і 🔐 Ролі та права (адміністратор) — права ролей перемикачами, хто готує і хто затверджує документи (наприклад, рахунок готує бухгалтер — затверджує директор), кольори логістів на мапі.

У формі нового вантажу — одразу під замовником блок «🚚 Водій для цього вантажу»: вільні водії зверху, зайняті позначені сірим ⏳ — їм вантаж піде як догруз до поточного рейсу. Нижче — «🏗 Умови завантаження, картка вантажу»: рампа, експедитор, хто розвантажує, палети, відправник і отримувач, висота з вантажем для маршруту. Якщо водій «не розвантажує вручну» — ви побачите попередження ще до надсилання. Підказки з бази для назв, адрес, контактів і телефонів; «🔍 Знайти на мапі» і перетягування маркерів А/Б.

На мапі значок машини залежить від виду (тягач, вантажівка, бус; рефрижератор, самоскид/зерновоз, цистерна — і коли це причіп), колір — від стану (у рейсі, простій, проблема, вільний), обвідка — колір логіста. Пояснення — у «Легенді мапи» внизу ліворуч. Водій може отримати маршрут для навігатора вантажівки (GPX) кнопкою в картці рейсу. Стрічка подій має фільтри за типом, водієм і періодом та «згортати однотипні».

💰 Вкладка «Фінанси» (бухгалтер, адміністратор; логіст — частково)

• Договори і тарифи — картка замовника (ЄДРПОУ / РНОКПП, підписант, адреса для документів), договори, тарифи з датою дії (за км погоджений чи фактичний, за рейс, годину, палету, операцію з палетами), курс НБУ на дату рейсу.
• Ціни палива і перерахунок — ціни мереж АЗС щодня; якщо зміна ціни перевищила поріг договору — пропозиція нового тарифу з додатковою угодою.
• Паливні картки — імпорт операцій і звірка із заправками водіїв.
• Собівартість і прибуток — калькулятор («Співвідношення», мінімальний тариф для бажаної рентабельності за рейс, км і годину — години, якщо не введені, оцінюються з пробігу), план / факт по рейсу (за номером рейсу, кнопкою «📊 План/факт» в архіві або в картці рейсу; факт палива — за повними заправками саме на відрізку рейсу), прибутковість по машинах, водіях, замовниках, маршрутах (Excel вивантажує обране групування), порівняння рейсів з Excel.
• 📝 Журнал змін — хто, коли і що змінив у фінансових даних, українською, з фільтром і Excel.
• Оплати і борги, Рахунки, акти, звірка (з шаблоном замовника у Word), Зарплата (схеми водіїв, премії і штрафи з повідомленням водію, нарахування за закриті зміни, зарплата офісу).
• Розділи відкриваються за правами ролі (налаштовує адміністратор у «🔐 Ролі та права»). Незатверджений документ замовнику не надсилається: файл рахунку чи акта стає доступним після затвердження.

🗂 Вкладка «Документи і ТО»

• 🔍 Перевірки документів — що не заповнено в ТТН/CMR, що не збігається із заявкою (номер авто, вага, отримувач, адреса, дата); «✔ Переглянуто». Тут же — рейси без потрібних документів.
• 📉 Недостачі і претензії — недостачі лише за відміткою в ТТН або актом недостачі (підтверджує бухгалтер). Внизу — відповідь на претензію клієнта за пошкодження: номер рейсу або файл претензії → докази рейсу, межа відповідальності за CMR, проєкт відповіді для юриста.
• 📦 Пакети і листи — вгорі листи клієнтам про ваші рейси (чернетки можна виправити і надіслати); нижче пакет рейсу, пакет на оплату, документи водія (лише за згодою), журнал відправлень.
• 🧾 Подорожні листи — формуються самі після закриття зміни; PDF і Word, форму Замовника можна завантажити як шаблон Word.
• 🔧 Техобслуговування, 🛠 СТО і ремонти, 🛰 Звірка пробігу — як і раніше.

💡 Підказки ШІ у формі «Новий вантаж»

• 📥 Нові заявки від клієнтів — над формою: заявки з пошти вже розібрані. «відкрити» — форма заповнена, ставка і найвигідніший водій підставлені; перевірте і «Опублікувати». Клієнт сам отримає підтвердження. «✕» — прибрати зі списку.
• 💡 Рекомендована ставка — під ціною, з'являється сама, коли точки стоять на мапі; «підставити», «чому?».
• 💡 Водій — у блоці «🚚 Водій»: найвигідніший вільний водій, «призначити», «інші варіанти».
• ⛽ Паливо на рейс — ціни мереж на сьогодні і за 7 днів, вартість палива на рейс, вибір мережі.
• 💬 Запитай FLEET — угорі сторінки: питання звичайними словами про ваших водіїв, рейси, зміни, пробіг, паливо, авто, документи, ремонти («хто з моїх водіїв найбільше заправляє на 100 км», «скільки км проїхав кожен за жовтень»). На широке питання («як справи з паливом?», «що з Петренком?») FLEET збирає кілька зрізів даних: про паливо — і переливи понад вільне місце в баку, і недостачі, і перевитрату. «Що вміє ШІ?» — перелік усього, що ШІ робить у програмі для вашої ролі. Під відповіддю «дані» — звідки цифри.

🔎 Пошук за частиною слова

У всіх полях пошуку і підказок можна писати не повністю і в будь-якому відмінку: «агро» чи «агрозахід» знайде «ТОВ «Агро-Захід»», «пелетами» — «Пелети в біг-бегах», «петра» — Петра Бондаря, «львова» — Львів. Великі й малі літери, лапки, дефіси і «ТОВ» не заважають; номер авто можна набрати кирилицею («вс1234») — знайде BC1234EE. Так працюють: замовник і назва вантажу у формі (підказки під полем — стрілки ↑↓ і Enter), адреси, пошук рейсів у «Логістиці», водіїв, шаблонів, архіву, автопарку і документів.

Перерви водія

Водій сам ставить паузу в боті — коротку (обід, душ, черга) або добовий відпочинок. Що ви бачите:

• у «Мої водії» статус стає ⏸ На перерві, поруч — тип і скільки вже триває
• у «Стан флоту зараз» на першій вкладці — той самий рядок по кожному водієві; хворі й відпускники показані окремо, блок оновлюється сам раз на хвилину
• добовий відпочинок приходить окремим записом у стрічку одразу: рейс продовжиться після сну, це впливає на обіцяний замовнику час
• коли водій рушив, у стрічці зʼявляється запис із тривалістю: «⏸ Петренко: перерва 47 хв»
• в архівному Excel є колонка «Перерви (хв)» по кожному рейсу

Поки водій на перерві, система не вважає, що він «стоїть без руху», і не надсилає вам тривогу про простій. Якщо пауза триває понад 11 годин, бот питає водія, чи він ще відпочиває, а вам у стрічку приходить підказка, що водій міг просто забути натиснути «Продовжив рух».

Перерви не впливають на зарплату — вони лише показують, що відбувалось у рейсі. Якщо захочете платити за години без перерв, це окреме рішення, скажіть.

Ранкової розсилки о 7:00 більше немає. Те саме зведення живе на першій вкладці («Стан флоту зараз») і оновлюється саме — навіщо дублювати в Telegram те, що й так перед очима. Ранковий звіт власнику лишився: він у стрічці, бо власник у панелі не сидить.

Гроші

• Витрати рейсу — усе, що вніс водій через «Мій день»: заправки з літрами, дороги, стоянки, мийка, штрафи
• Автопарк — по кожному тягачу три цифри: норма л/100км, обʼєм бака і скільки пального в баку зараз. Поставте норму й обʼєм, один раз виставте залишок — далі система веде баланс сама: було в баку + заправили − витратили за нормою = лишилось, і цей залишок переходить на наступну зміну.
• Чому це важливо. Тривога приходить не тоді, коли водій залив менше за норму (це нормально — він просто зʼїздив на залишку), а коли палива фізично не могло вистачити: залишок плюс заправки менші за пробіг. Тоді або злив, або збитий одометр, або неправильно виставлений залишок. Окремо ловиться протилежне: залито більше, ніж влазить у бак — значить, заправляли не цю машину
• Архів — завершені рейси з вивантаженням в Excel для бухгалтера. Фільтри: замовник, адреси, період,

водій, авто (частина номера), юрособа, оплата (оплачені / чекають оплати / готівка / безготівка).

Сортування — за датою, сумою, пробігом, замовником чи водієм. Групувати за замовником, водієм, авто,

юрособою, маршрутом або місяцем — зверху з'являється зведення: рейсів, сума, км, скільки не оплачено.

Список показує по 200 рейсів, далі — кнопка «Показати ще»; Excel вивантажує все, що підпадає під фільтр

• Бухгалтерія відкривається на поточному місяці. Якщо рядків у таблиці понад 1000, панель показує

перші 1000 і пише про це — повні дані завжди в Excel

Типові плутанини

«Як написати водієві в Telegram?» Не треба. Вкладка Повідомлення: пишете з панелі, водієві приходить у бот, відповідь повертається в панель.

«Статус водія неправильний.» Статус рахується сам: є рейс — «В роботі», відкрита зміна без рейсу — «Вільний», зміну закрито — «Завершив роботу». Руками його не міняють.

«Забув пароль.» На сторінці входу тиснете «забули пароль?», вводите логін — у бот прийде код на 10 хвилин. Старий пароль при цьому продовжує працювати: він зміниться лише після того, як ви введете код і новий пароль. Тому чужий запит вас із системи не викине.

«Гостьове посилання не створюється.» Посилання для замовника створює той логіст, у якого є рейси цього замовника — щоб випадково не відкрити замовнику чужі перевезення.

«Водій не з'являється у списку.» У нього не завершена реєстрація в боті або він закріплений за іншим логістом. Перевірте через «Додати водія за ID».

«Не бачу чужих водіїв.» Так і має бути: кожен логіст бачить лише своїх, усіх бачить тільки адміністратор.

«Кнопка не працює.» Оновіть сторінку через Ctrl+F5. Якщо не допомогло — напишіть у підтримку, контакт унизу сторінки.

Повний посібник — у документі «Взаємодії та типові плутанини», який ви отримали при навчанні.